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Repositorio de Documentos

Repositorio es el lugar donde se almacenan y organizan todos los documentos de tu organización. Desde aquí puedes buscar, filtrar y previsualizar archivos, así como iniciar conversaciones basadas en ellos. El repositorio muestra los documentos como tarjetas y permite ordenarlos o filtrarlos según diferentes criterios.

Acceso y vista general​

En el menú lateral de GESCON, selecciona Repositorio.
Se abre la página «Repositorio de Documentos» con un encabezado que indica el número total de archivos y la posibilidad de buscar.

En la parte superior encontrarás:

  • Barra de búsqueda (Buscar documentos…) para localizar archivos por nombre.
  • Botón Filtros para abrir los filtros avanzados.
  • Desplegable Fecha (más reciente) para ordenar los resultados.

Debajo se muestran las tarjetas de documentos en una cuadrícula paginada. Cada tarjeta muestra el icono del tipo de archivo (PDF, Word, Excel…), el nombre del documento truncado y un pequeño triángulo para ver más detalles.

Tarjetas de documento​

  • Icono y nombre: en la parte superior se ve un icono representando el tipo de archivo y el nombre abreviado.
  • Ver detalles/Ocultar detalles: al hacer clic en el triángulo se despliega información adicional:
    • Creador del documento y fecha de creación.
    • Etiquetas asociadas, en forma de chips.

Acciones disponibles:​

  • Iniciar chat: abre una conversación con la IA utilizando ese documento como contexto para las preguntas.
  • Ver documento: abre una vista previa del documento en un modal.
  • Acciones adicionales: al hacer click en el icono de 3 puntos verticales, podemos acceder directamente a editar el documento, podemos crear conocimiento sobre dicho documento (ver sección Gestor del conocimiento) y podemos enviar un aviso a otros usuarios con ese documento cómo contenido adjunto (ver sección Avisos)

Previsualizar un documento​

Haz clic en Ver documento en la tarjeta correspondiente.
Se abre un visor con el título del documento y controles de zoom. El documento se carga y puedes desplazarte para leerlo.

En la esquina inferior derecha hay dos botones:

  • Editar: disponible para usuarios con permisos; abre el documento en modo de edición.
  • Cerrar: cierra la vista previa y vuelve a la página del repositorio.

Búsqueda, filtrado y ordenación​

Buscar documentos:​

Introduce términos en la barra de búsqueda para filtrar por título. La lista se actualiza en tiempo real.

Filtros:​

Al hacer clic en Filtros se abre un panel con criterios de filtrado:

  • Tipo de documento (extensión): permite seleccionar extensiones específicas (por ejemplo, PDF, DOCX, XLSX).
  • Creador del documento: filtra según quién subió el archivo.
  • Último editor: filtra según quién realizó la última modificación.
  • Fuente de documentos: agrupa los archivos por origen (sitio, subcarpeta, etc.).
  • Opción Limpiar filtros para restablecer la búsqueda.

Ordenar por:​

Usa el desplegable a la derecha para ordenar los resultados por:

  • Fecha (más reciente) (predeterminado).
  • Fecha (más antigua).
  • Nombre (A–Z).
  • Nombre (Z–A).

Paginación​

Si hay muchos documentos, el repositorio los divide en varias páginas. En la parte inferior de la vista se muestra un control de paginación (números 1, 2, 3 …). Haz clic en los números para navegar entre páginas.

Iniciar un chat desde el repositorio​

El botón Iniciar chat en cada tarjeta permite comenzar una conversación contextualizada con la IA únicamente sobre ese documento. Cuando lo pulses, se abre una conversación nueva en la sección de chat de GESCON con el archivo ya cargado como referencia. Es útil para resolver dudas o solicitar resúmenes sin tener que abrir el documento manualmente.

Buenas prácticas​

  • Usa etiquetas y títulos descriptivos cuando subas documentos para facilitar la búsqueda.
  • Filtra por extensiones y autores cuando el repositorio contenga muchos archivos.
  • Previsualiza antes de editar: así confirmas que es el archivo correcto antes de modificarlo.
  • Mantén ordenadas las versiones: si hay varias versiones de un documento, utiliza fechas o números de versión en el nombre para diferenciarlos.

La sección Repositorio es clave para gestionar la documentación en GESCON. Aprovecha sus herramientas de búsqueda y filtrado para encontrar rápidamente los archivos que necesitas y mantén tu biblioteca de documentos organizada y accesible.