Documentos
Las fuentes documentales sincronizan contenido de la organización para ser utilizado en agentes, ya sea en conversaciones o en tareas. Consultarlas requiere Lectura de configuración de fuentes; crearlas o modificarlas requiere Escritura de configuración de fuentes.
Fuentes disponibles
- SharePoint: sitios y carpetas de Microsoft 365 administrados por la organización.
- OneDrive: carpetas de la cuenta Microsoft de cada persona.
- Google Drive: unidades compartidas, carpetas o archivos seleccionados.
Crear una fuente
El primer paso es navegar a Configuración > Datos > Documentos y pulsar Añadir documentos. Aparecerá un formulario en el que especificar los detalles de la fuente de documentos.
- Configuración: Hay que elegir el servicio cloud de origen de los documentos y asignar un nombre reconocible. Opcionalmente se puede añadir una descripción para poder visualizar mejor la fuente en el listado.
- Conexión: Autoriza a GESCON para que acceda que pueda indexar y sincronizar los documentos. En la sección Fuentes disponibles se detallan las opciones de conexión para cada una.
- Archivos: En este apartado se seleccionan de forma granular los sitios y carpetas a los que tendrá acceso GESCON, así como la asignación por grupos a cada carpeta.
- Al guardar, empezará la primera sincronización y aparecerá la fuente en estado
Sincronizando. Espera a que termine la sincronización antes de añadir la fuente a un agente.
Se puede eliminar una fuente de documentos en cualquier momento. Los documentos asociados desaparecerán de la plataforma. Eliminar una fuente de GESCON no borra sus archivos originales.
Editar una fuente
Se puede cambiar el nombre o descripción de una fuente de documentos sin alterar el comportamiento en GESCON, salvo en el caso que se referencie en las instrucciones de un agente.
Si el prompt o skills de un agente mencionan explícitamente el nombre de la fuente de documentos y se cambia el nombre de la misma, se recomienda cambiarlo acorde ya que podría dar lugar a resultados incorrectos.
El efecto en el cambio de tipo de fuente así como sitios o carpetas, actualizará los documentos a sincronizar. En caso de desmarcar una carpeta previamente seleccionada, los documentos de la misma se eliminarán de GESCON (no de la fuente original).
Es conveniente tener una fuente de documentos por cada sitio/drive que exista para evitar duplicados. El propio sistema de grupos en GESCON permite que varios usuarios tengan acceso a diferentes documentos dentro de una misma fuente.
Consultar el contenido
Los archivos sincronizados aparecen en el Repositorio de documentos. Desde allí se pueden buscar, abrir o iniciar una conversación con una selección como contexto.