Automatizaciones

Las automatizaciones son tareas que un agente de IA ejecuta por ti, en el momento que tú decidas: ahora mismo, cada cierto tiempo o en una fecha concreta. En lugar de abrir el chat y repetir la misma pregunta cada mañana, defines la tarea una sola vez y GESCON la lanza por ti y entrega el resultado donde lo necesites.

Algunos ejemplos podrían ser:

• Cada lunes a las 08:00, generar un resumen de los vencimientos fiscales de la semana y enviarlo por email al equipo.
• Cada hora, revisar la bandeja de entrada y crear un aviso si llega un correo urgente de un cliente.
• El día 25 de cada mes, preparar un borrador de informe con las novedades normativas del periodo y publicarlo en la conversación de un agente concreto.

Acceso y vista general

En el menú lateral de GESCON, selecciona Automatizaciones.

Se mostrará el listado de tareas creadas por ti, con un buscador y filtros para localizar rápidamente la que necesitas. Cada fila resume la información clave:

• Nombre y descripción breve de la tarea.
• Agente asignado, que será quien la ejecute.
• Tipo de programación: bajo demanda, periódica o programada.
• Próxima ejecución prevista, cuando aplique.
• Estado: activa o inactiva.
• Acciones: ejecutar manualmente, editar, activar/desactivar o eliminar.

Desde esta vista puedes también crear una nueva automatización con el botón Nueva automatización y también acceder al Historial de ejecuciones.

Crear una automatización

Al crear una automatización defines tres bloques de información: qué tiene que hacer, cuándo se ejecuta y dónde se entrega el resultado.

1. Qué tiene que hacer

• Nombre: identificador de la tarea. Debe ser único dentro de tu usuario, así que conviene que sea descriptivo (por ejemplo, “Resumen semanal de vencimientos”).
• Descripción (opcional): un texto corto para recordar más adelante para qué sirve esta automatización.
• Agente: el agente de IA que ejecutará la tarea. Heredará su prompt, sus fuentes de datos y sus permisos. Si necesitas un comportamiento distinto, crea o ajusta primero el agente desde Agentes IA.
• Instrucciones: lo que quieres que el agente haga cada vez que se ejecute. Funcionan igual que un mensaje de chat: cuanto más concretas sean las instrucciones, más estable será el resultado.

Adicionalmente, puedes activar capacidades extra para esa ejecución:

• Búsqueda web: el agente podrá consultar información en internet cuando lo necesite.
• Investigación profunda: análisis más extenso, útil para informes o resúmenes amplios.
• Modo experto: respuestas más detalladas y razonadas, a costa de tardar algo más.
• Archivos adjuntos: documentos que se incluirán como contexto en cada ejecución.
• Integraciones: conexiones del usuario (por ejemplo, correo o calendario) que el agente podrá utilizar durante la tarea.

2. Cuándo se ejecuta

Una automatización puede tener uno de estos tres tipos de programación:

• Bajo demanda: la tarea solo se ejecuta cuando tú la lanzas manualmente desde el listado o desde el chat. No tiene horario.
• Periódica: la tarea se repite con la cadencia que elijas, por ejemplo “cada día a las 09:00”, “cada lunes a las 08:00” o “cada hora”.
• Programada: la tarea se ejecuta una única vez, en la fecha y hora que indiques.

La hora se interpreta en tu zona horaria, por lo que “cada día a las 09:00” significa las 09:00 de tu reloj. Los cambios de hora (verano e invierno) se respetan automáticamente.

3. Dónde se entrega el resultado

Cuando la tarea termina, GESCON entrega el resultado en el canal que hayas elegido:

• Chat: el resultado se publica como respuesta del agente en una conversación. Útil para tener el historial accesible junto al resto de tus consultas (se puede guardar en carpetas).
• Aviso: se crea un aviso dirigido a los usuarios o grupos que indiques. Aparecerá en su bandeja de avisos pendientes.
• Email: el resultado se envía como correo electrónico a las direcciones que indiques.

Para los canales Aviso y Email es obligatorio definir destinatarios. Para el canal Chat, el resultado se asocia a la conversación o carpeta correspondiente.

Qué pasa si la ejecución falla

Puedes definir, de forma opcional, un comportamiento específico para los errores: si la tarea no termina correctamente tras agotar los reintentos, GESCON puede avisar por chat, aviso o email a quien decidas. Esto es útil para enterarte cuanto antes si una automatización crítica deja de funcionar.

También puedes configurar un número de reintentos: cuántas veces se volverá a intentar la tarea antes de marcarla como fallida.

Crear automatizaciones desde el chat

No es obligatorio entrar al módulo de Automatizaciones para crear una tarea. Puedes pedírselo al agente directamente en una conversación, por ejemplo:

“Crea una automatización que cada lunes a las 08:00 me resuma los vencimientos fiscales de la semana y me lo deje en este chat.”

El agente registrará la tarea con esos datos y te confirmará el nombre y la próxima ejecución. Algunas consideraciones:

• Si no eres concreto con el horario o algun tipo de información extra, el agente te podrá pedir la información que falte.
• Por defecto, las automatizaciones creadas desde el chat entregan el resultado en el propio chat. Si necesitas que el resultado vaya por email o como aviso, deberás pedirlo explícitamente.
• Puedes consultarla y editarla más tarde desde el listado de Automatizaciones igual que cualquier otra.

Ejecutar una automatización manualmente

Las automatizaciones bajo demanda y, en general, cualquier tarea activa, se pueden lanzar manualmente:

• Desde el listado, en el menú de acciones de la fila correspondiente.
• Desde el chat, pidiéndoselo al agente por nombre, por ejemplo: “Lanza ahora la automatización Resumen semanal de vencimientos.”

La tarea se ejecuta en segundo plano y entrega el resultado por el canal configurado. No necesitas mantener la pantalla abierta.

Editar, activar o eliminar

Desde el menú de acciones de cada fila puedes:

• Editar la tarea para cambiar instrucciones, programación, canal de salida, integraciones o reintentos.
• Activar / desactivar: una automatización inactiva no se ejecuta ni manualmente ni por su horario, pero conserva toda su configuración por si la quieres reactivar más adelante.
• Eliminar la tarea de forma definitiva. Esta acción no se puede deshacer y borra también el historial de ejecuciones asociado.

Historial de ejecuciones

Cada vez que una automatización se ejecuta, queda registrada en el historial de ejecuciones, accesible desde el módulo de Automatizaciones.

El historial se presenta como una tabla con las siguientes columnas:

• Tarea: nombre de la automatización a la que pertenece la ejecución.
• Estado: En ejecución, Correcta o Con error.
• Fecha: fecha y hora en la que se lanzó la ejecución.
• Reintentos: número de reintentos consumidos antes de terminar.
• Acciones:
  • Ver detalle (icono del ojo): abre el panel con la información completa de esa ejecución.
  • Re-ejecutar (icono circular): vuelve a lanzar la tarea con la misma configuración. La nueva ejecución aparecerá como una fila adicional en el historial.

Sobre la tabla dispones de:

• Un buscador por tarea, para localizar rápidamente las ejecuciones de una automatización concreta por su nombre.
• Un panel de Filtros, que permite acotar el listado por estado, tarea y rango de fechas.

Detalle de una ejecución

Al pulsar el icono del ojo se abre el panel de detalle, donde encontrarás el resultado producido por el agente.

Importante: la diferencia entre estado y estado de entrega. Una ejecución puede ser correcta (el agente terminó su trabajo) y, aun así, fallar al entregarse por email si, por ejemplo, una dirección no es válida. En ese caso verás estado Correcta y estado de entrega Fallido.

El historial es la herramienta principal para auditar lo que ha hecho la IA en tu nombre y para diagnosticar por qué una automatización no entregó lo esperado.

Buenas prácticas

• Empieza por tareas concretas y repetitivas: resúmenes semanales, comprobaciones diarias, recordatorios mensuales. Son las que más rentabilizan el tiempo invertido en configurarlas.
• Da instrucciones explícitas al agente: indica formato, longitud, destinatarios y nivel de detalle. Cuanto más concreta sea la instrucción, más estable será el resultado de una ejecución a otra.
• Elige bien el canal de salida:
  • Chat para tareas exploratorias o iterativas, donde quieras seguir conversando con el resultado.
  • Aviso para comunicar algo al equipo dentro de GESCON.
  • Email para resultados que tienen que salir fuera de la plataforma o llegar a personas que no entran al chat a diario.
• Configura una salida de error en las automatizaciones que sean críticas para tu operativa, para enterarte cuanto antes si dejan de funcionar.
• Revisa el historial periódicamente en las primeras ejecuciones de cada automatización: te ayudará a ajustar las instrucciones y a confirmar que el resultado es el esperado.
• Desactiva las tareas que ya no uses en lugar de borrarlas, si quieres conservar su configuración y su historial por si las necesitas más adelante.