Google Drive

En esta guía se detallan los pasos a seguir para conectar una nueva fuente de documentos de Google Drive en GESCON. Cuando esté configurada y se haya completado la sincronización, los archivos que hayas seleccionado para actualización estarán disponibles para los agentes de la organización. La estructura de este manual sigue el estilo de la documentación oficial de GESCON, con pasos numerados y consejos prácticos.

Acceder a la sección de datos

1. Iniciar sesión en GESCON con un usuario administrador.
2. Abrir el menú desde la parte superior izquierda, seleccionar Configuración > Datos y entrar en Documentos. Aquí se muestran las fuentes conectadas y la opción de añadir una nueva.

Añadir una nueva fuente de documentos

1. Hacer click en Añadir fuente (esquina superior derecha) y, en el menú desplegable, selecciona Documentos.
2. Se abrirá el formulario para crear fuentes de documentos. En la sección Configuración:

• En Servicio, seleccionar Google Drive de la lista de servicios disponibles.
• Completar el Nombre con un título descriptivo (por ejemplo, Google Drive del departamento de RRHH). Conviene asegurarse que sea único.
• (Opcional) Añadir una Descripción a modo informativo para indicar qué tipo de archivos están asociados a esta conexión.

3. Hacer click en Siguiente para continuar.

Nomenclatura y descripción

Utilizar un nombre y una descripción específicos ayuda a identificar fácilmente la fuente cuando haya varias conexiones de datos.

Autorizar la conexión con Google Drive

En la pestaña Conexión, hay dos opciones para que GESCON pueda acceder a los archivos.

Autorización de sincronización completa

Con esta opción se delega en GESCON la sincronización de archivos en las carpetas que seleccionarás en el paso siguiente. Para ello, el que lo autorice debe ser administrador de la cuenta de Google a la que están asociados los datos Google Drive que se quieren conectar. La persona que autorice a GESCON debe seguir las instrucciones en Añadir cuenta de servicio de Google.

Añadir cuenta de servicio de Google

Acceder al portal de administración de Google y navegar a la parte de Security > API Controls.

Una vez allí, acceder a la sección de Domain Wide Delegation y añadir el cliente de GESCON con el scope https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly (el ID del Cliente de GESCON se puede copiar desde el formulario - 102481977217302357034).

Autorización de sincronización limitada

Este caso contempla la situación en la que GESCON solo tiene aceso a los ficheros que selecciones. No leerá carpetas particulares si no que solo tratará archivos. Esta opción no detecta nuevos documentos creados, si no que hay que mantenerla actualizada cuando quieras incorporar un nuevo documento a la base de conocimiento.

1. Iniciar sesión con las credenciales de la cuenta de Google Drive que contiene los documentos que deseas sincronizar.
2. Aceptar los permisos solicitados para permitir que GESCON acceda a tus documentos. Una vez autenticado, el asistente mostrará el estado Conectado.
3. Hacer click en Siguiente para pasar al siguiente paso.

Seleccionar unidades compartidas y/o archivos

1. En función de los permisos otorgados a GESCON en el paso anterior, se podrá o bien seleccionar una unidad de Drive compartida y las carpetas principales a sincronizar (caso de sincronización completa) o bien seleccionar ficheros particulares a los que se tenga acceso (opción de sincronización limitada). La selección de carpetas en este último caso no afecta a la funcionalidad de sincronización pero ayuda a la identificación de carpetas a las que pertenecen los ficheros.
2. Cuando se termine con la selección, conviene revisar la lista para asegurarte de que está toda la información que se desea incluir.

Crear la fuente de documentos

1. Tras seleccionar las carpetas, hacer click en Guardar para finalizar la configuración. GESCON guardará la nueva fuente y comenzará la sincronización inicial.
2. Se visualizará un mensaje de confirmación indicando que la fuente de documentos se ha creado correctamente. La nueva fuente aparecerá en el listado de Fuentes de documentos conectadas con el estado Conectado o Pendiente de configurar dependiendo del volumen de datos.

Supervisar la sincronización

Una vez creada la conexión, se podrá ver el estado y la fecha de la última sincronización en la tabla de Fuentes de documentos conectadas. Desde aquí se puede:

• Editar o eliminar la fuente desde el icono de lápiz (editar) o el icono de papelera (eliminar) según corresponda.
• Revisar cuántos documentos y carpetas están actualmente sincronizados.

Solución de problemas

Si surge algún inconveniente durante la creación o sincronización de la fuente de Google Drive:

• No aparece la unidad compartida de Google Drive: asegurarse de que el usuario de Google tiene permisos de acceso a dicha unidad. Intenta refrescar la lista o volver a autorizar la conexión.
• Error de autenticación: revisar que se han introducido correctamente las credenciales de Google y que la cuenta con la que se está vinculando tiene permisos de Administrador de la organización. En caso que se quiera sincronización total, solo los administradores pueden otorgar permiso a GESCON para que vea los ficheros y carpetas.
• Sincronización incompleta: verificar que las carpetas seleccionadas no tienen permisos restringidos. Solo los documentos a los que GESCON tenga acceso se sincronizarán.

Próximos pasos

Tras sincronizar Google Drive, se puede:

• Configurar los agentes para que utilicen la nueva fuente en sus conversaciones.
• Añadir más fuentes de datos (SharePoint, bases de datos, APIs) para enriquecer la base de conocimiento.
• Gestionar usuarios y permisos para controlar quién puede editar o eliminar las fuentes de documentos.