Google Drive

En esta guía se detallan los pasos a seguir para conectar una nueva fuente de documentos de Google Drive en GESCON. Cuando esté configurada y se haya completado la sincronización, los archivos que hayas seleccionado para actualización estarán disponibles para los agentes de tu organización. La estructura de este manual sigue el estilo de la documentación oficial de GESCON, con pasos numerados y consejos prácticos.

Acceder a la sección de datos

1. Inicia sesión en GESCON con tu usuario de administrador.
2. En el menú lateral izquierdo, selecciona Administrar → Configuración y asegúrate de que estás en la pestaña Datos. Aquí se muestran las fuentes de documentos conectadas y las opciones para añadir nuevas fuentes.

Añadir una nueva fuente de documentos

1. Haz click en Añadir fuente (esquina superior derecha) y, en el menú desplegable, selecciona Documentos.
2. Se abrirá el asistente Crear fuente de documentos. En la sección Configuración:

• En Servicio, selecciona Google Drive de la lista de servicios disponibles.
• Completa el Nombre con un título descriptivo (por ejemplo, Google Drive del departamento de RRHH). Asegúrate que sea único (básicamente comprueba que no haya otra fuente de documentos con el mismo nombre).
• (Opcional) Añade una Descripción a modo informativo para indicar qué tipo de archivos están asociados a esta conexión.

3. Haz clic en Siguiente para continuar.

Consejo

Utiliza un nombre y una descripción que te permitan identificar fácilmente la fuente cuando haya varias conexiones de datos.

Autorizar la conexión con Google Drive

En la pestaña Conexión, hay dos opciones para que GESCON pueda acceder a tus archivos.

Autorización de sincronización completa

Con esta opción delegas en GESCON la sincronización de archivos en las carpetas que seleccionarás en el paso siguiente. Para ello, debes ser administrador de la cuenta de Google a la que están asociados los datos Google Drive que quieres conectar. Si no lo eres puedes contactar con la persona encargada para que autorice a GESCON siguiendo las instrucciones en Añadir cuenta de servicio de Google.

Añadir cuenta de servicio de Google

Accede al portal de administración de Google y navega a la parte de Security → API Controls.

Una vez allí, accede a la sección de Domain Wide Delegation y añade el cliente de GESCON con el scope https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly (el ID del Cliente de GESCON se puede copiar desde el formulario - 102481977217302357034).

Autorización de sincronización limitada

Este caso contempla la situación en la que GESCON solo tiene aceso a los ficheros que selecciones. No leerá carpetas particulares si no que solo tratará archivos. Esta opción no detecta nuevos documentos creados, si no que hay que mantenerla actualizada cuando quieras incorporar un nuevo documento a la base de conocimiento.

1. Inicia sesión con las credenciales de la cuenta de Google Drive que contiene los documentos que deseas sincronizar.
2. Acepta los permisos solicitados para permitir que GESCON acceda a tus documentos. Una vez autenticado, el asistente mostrará el estado Conectado.
3. Haz clic en Siguiente para pasar al siguiente paso.

Seleccionar unidades compartidas y/o archivos

1. En función de los permisos otorgados a GESCON en el paso anterior, podrás o bien seleccionar una unidad de Drive compartida y las carpetas principales a sincronizar (caso de sincronización completa) o bien seleccionar ficheros particulares a los que tengas acceso (opción de sincronización limitada). La selección de carpetas en este último caso no afecta a la funcionalidad de sincronización pero ayuda a la identificación de carpetas a las que pertenecen los ficheros.
2. Cuando termines con la selección, revisa la lista para asegurarte de que está toda la información que deseas incluir.

Crear la fuente de documentos

1. Tras seleccionar las carpetas, haz clic en Crear para finalizar la configuración. GESCON guardará la nueva fuente y comenzará la sincronización inicial.
2. Verás un mensaje de confirmación indicando que la fuente de documentos se ha creado correctamente. La nueva fuente aparecerá en el listado de Fuentes de documentos conectadas con el estado Conectado o Pendiente de configurar dependiendo del volumen de datos.

Supervisar la sincronización

Una vez creada la conexión, podrás ver el estado y la fecha de la última sincronización en la tabla de Fuentes de documentos conectadas. Desde aquí puedes:

• Editar o eliminar la fuente desde el icono de lápiz (editar) o el icono de papelera (eliminar) según corresponda.
• Revisar cuántos documentos y carpetas están actualmente sincronizados.

Solución de problemas

Si surge algún inconveniente durante la creación o sincronización de la fuente de Google Drive:

• No aparece la unidad compartida de Google Drive: asegúrate de que tu usuario de Google tiene permisos de acceso a dicha unidad. Intenta refrescar la lista o volver a autorizar la conexión.
• Error de autenticación: revisa que has introducido correctamente tus credenciales de Google y que la cuenta con la que estás vinculando tiene permisos de Administrador de tu organización. En caso que quieras sincronización total, solo los administradores pueden otorgar permiso a GESCON para que vea los ficheros y carpetas.
• Sincronización incompleta: verifica que las carpetas seleccionadas no tienen permisos restringidos. Solo los documentos a los que GESCON tenga acceso se sincronizarán.

Próximos pasos

Tras sincronizar Google Drive, puedes:

• Configurar los agentes para que utilicen la nueva fuente en sus conversaciones.
• Añadir más fuentes de datos (SharePoint, bases de datos, APIs) para enriquecer la base de conocimiento.
• Gestionar usuarios y permisos para controlar quién puede editar o eliminar las fuentes de documentos.