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SharePoint

Esta guía explica paso a paso cómo añadir una nueva fuente de documentos de SharePoint en GESCON. Al finalizar, los documentos de SharePoint estarán disponibles para los agentes de la organización. La estructura de este manual sigue el estilo de la documentación oficial de GESCON, con pasos numerados y consejos prácticos.

Acceder a la sección de datos​

  1. Iniciar sesión en GESCON con un usuario de administrador.
  2. Abrir el menú de la parte superior izquierda, seleccionar Configuración > Datos y entrar en Documentos. Aquí se muestran las fuentes conectadas y la opción de añadir una nueva.

Añadir una nueva fuente de documentos​

  1. Hacer click en el botón Añadir fuente (esquina superior derecha) y, en el menú desplegable, seleccionar Documentos.
  2. Se abrirá un formulario para crear una fuente de documentos. En la sección Configuración:
    • En Servicio, seleccionar SharePoint de la lista de servicios disponibles.
    • Completar el Nombre con un título descriptivo (por ejemplo, SharePoint de la empresa).
    • (Opcional) Añadir una Descripción para aclarar qué tipo de documentos se sincronizarán.
  3. Hacer click en Siguiente para continuar.
Consejo sobre identificación de fuentes

Conviene utilizar un nombre y una descripción que permitan identificar fácilmente la fuente cuando haya varias conexiones de datos.

Autorizar la conexión con SharePoint​

  1. En la pestaña Conexión, pulsar Autorizar conexión. Se abrirá la página de inicio de sesión de Microsoft.
  2. Iniciar sesión con las credenciales de la cuenta de SharePoint que contiene los documentos que se desean sincronizar.
  3. Aceptar los permisos solicitados para permitir que GESCON acceda a los documentos. Una vez autenticado, el asistente mostrará el estado Conectado.
  4. Hacer click en Siguiente para pasar al siguiente paso.

Imagen de Sharepoint

Seleccionar el sitio y carpetas​

  1. En la pestaña Archivos, elegir el Sitio de SharePoint donde se encuentran las carpetas que quieres sincronizar. Se desplegará la lista de carpetas principales.
  2. Marcar las carpetas que se desea incluir. Se pueden seleccionar una o varias carpetas dependiendo de las necesidades.
  3. Cuando se terminen de seleccionar las carpetas, revisar la lista para asegurarse de que todas las carpetas deseadas están marcadas.
Importante

Solo se sincronizarán las carpetas seleccionadas. Los cambios posteriores en SharePoint se reflejarán en GESCON después de cada sincronización programada.

Crear la fuente de documentos​

  1. Tras seleccionar las carpetas, hacer click en Guardar para finalizar la configuración. GESCON guardará la nueva fuente y comenzará la sincronización inicial.
  2. Se verá un mensaje de confirmación indicando que la fuente de documentos se ha creado correctamente. La nueva fuente aparecerá en el listado de Fuentes de documentos conectadas con el estado Conectado o Pendiente de configurar dependiendo del volumen de datos.

Supervisar la sincronización​

Una vez creada la conexión, se podrá ver el estado y la fecha de la última sincronización en la tabla de Fuentes de documentos conectadas. Desde aquí se puede:

  • Editar o eliminar la fuente desde el icono de lápiz (editar) o el icono de papelera (eliminar) según corresponda.
  • Revisar cuántos documentos y carpetas están actualmente sincronizados.

Solución de problemas​

Si surge algún inconveniente durante la creación o sincronización de la fuente de SharePoint:

  • No aparece el sitio de SharePoint: asegurarse de que el usuario de Microsoft tiene permisos de acceso al sitio. Intentar refrescar la lista o volver a autorizar la conexión.
  • Error de autenticación: revisar que se han introducido correctamente las credenciales de Microsoft y que la cuenta con la que se está vinculando tiene permisos de Administrador del tenant. Este punto es muy importante ya que sólo los administradores del tenant de Microsoft podrán configurar la conexión.
  • Sincronización incompleta: verificar que las carpetas seleccionadas no tienen permisos restringidos. Solo los documentos a los que GESCON tenga acceso se sincronizarán.

Próximos pasos​

Tras sincronizar SharePoint, se puede:

  • Configurar los agentes para que utilicen la nueva fuente en sus conversaciones.
  • Añadir más fuentes de datos (Google Drive, bases de datos, APIs, MCPs, integraciones) para enriquecer la base de conocimiento.
  • Gestionar usuarios y permisos para controlar quién puede editar o eliminar las fuentes de documentos.